NORMEN FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG – IST JETZT NICHTS MEHR, WIE ES WAR
In Deutschland können unter dem Aspekt der Sicherheit und Prüfung von Archivsystemen die IT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen werden. Werden so z. B. e-Mails nicht revisionssicher abgespeichert, müssen geschäftsführende IT-Verantwortliche u. U. persönlich haften. Das Gesetz sieht hier Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jahren vor oder es kann zu erheblichen Geldstrafen kommen.
Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat für die revisionssichere elektronische Archivierung folgende zehn Merksätze verfasst:
- Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
- Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
- Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
- Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
- Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
- Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
- Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden
- Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
- Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
- Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen?
6 Jahre für:
- Abtretungserklärungen
- Betriebsprüfungsberichte
- eingegangene Geschäftsbriefe
- Kopien verschickter Geschäftsbriefe
- Handelsbriefe
- Lieferscheine
- Mahnungen & Mahnbescheide
10 Jahre für:
- Abrechnungsunterlagen
- Bankbelege
- Buchungsbelege
- Bilanzen (auch Eröffnungsbilanzen)
- Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, etc.)
- Geschäftsberichte
- Inventare
Vor- und Nachteile bei der analogen und digitalen Archivierung
Die Architektur von Archivsystemen und der Aufbau von Informationsobjekten ist durch die ISO 14721 (Open Archival Information System) standardisiert worden.
| Vorteile | Nachteile | ||
| analoge | digital | analog | digital |
| Zur analogen klassischen Archivierung werden keine elektronischen Hilfsmittel benötigt-Papier steht fast immer zur Verfügung | langfristig platzsparend | Sie müssen unter Umständen lange nach den entsprechenden Dokumenten suchen | begrenzte Lebensdauer von Speichermedien |
| Einige Dokumente sind ausschließlich in Papierform gültig und können nicht digital archiviert werden | kostensparend: man benötigt weniger Räumlichkeiten, weniger Papier, etc. |
Zum Archivieren wird Bürofläche benötigt, die anderweitig besser genutzt werden kann. Lagern Sie Ihre Dokumente aus, fallen zusätzliche Mietkosten an | hoher Aufwand, um Zugriff von Unbefugten zu verhindern |
| Wenn Sie die analoge Archivierung beibehalten, müssen Sie sich nicht mit einem Umstrukturierungs-prozess auseinandersetzen | Heutzutage werden viele Dokumente elektronisch erstellt: somit vermeidet man einen Medienumbruch | Sie haben regelmäßige Ausgaben für Papier, Aktenordner, Unterhaltung des Archivs und damit betrautes Personal | zu Beginn der Digitalisierung entstehen Kosten, die sich aber amortisieren |
| Sie müssen keine Mitarbeiter abstellen, um sich mit der neuen Software und der Digitalisierung der Unterlagen auseinanderzusetzen | höhere Zugriffs-geschwindigkeit | Der hohe Papierverbrauch ist nicht schonend für die Umwelt und verschwendet wertvolle Ressourcen | |
| komfortable Möglichkeit zum Recherchieren | Es entstehen unter Umständen Kosten für Transport oder Versand, wenn Ihre Dokumente außerhalb des Unternehmens lagern und angefordert werden | ||
| einwandfreier und langer Erhalt von Belegen | |||
| jederzeit dezentralen Zugriff | |||
| Sicherungskopien sind leicht möglich | |||
| Umweltfreundlich (papierloses Büro) | |||
Grundsätzlich gilt jedoch, dass Gesetze und Verordnungen medienneutral sind (oder sein sollten). Auf Grund der langen Aufbewahrungszeiträume denken Sie auch daran, dass Sie Technologiewechsel berücksichtigen.
Das „richtige“ Speichermedium gibt es daher nicht. Das gesamte Verfahren der Archivierung muss geschlossen und sicher sein. Dies geht über die Frage der Speicherlaufwerke und -medien hinaus und bezieht auch die organisatorischen Prozesse mit ein.
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